Utilidad de la implementación de un Tablero de Control o Balance Scorecard

El desarrollar un negocio o emprendimiento, cuenta con muchas aristas y condicionantes que durante la gestión del día a día, pueden quedar relegadas por cuestiones urgentes de corto plazo, en detrimento de cuestiones relevantes de mediano y largo plazo.

Aquel responsable de la administración, puede llegar a perder de vista aquellas acciones relevantes del negocio. Vale la pena remarcar, que cuando mas pequeña sea la organización y el staff de soporte de la misma (áreas de administración, factores humanos, comercialización, marketing, producción etc,) mayor es el stress sobre aquellos colaboradores encargados de la gestión, de no omitir la adecuada ponderación de estas variables.

Algunos ejemplos de situaciones o gestiones pendientes, para graficar adecuadamente estas situaciones, pueden ser los siguientes:

• Falta de análisis de precios en contexto inflacionario (¿Cuándo fue la última vez que se han ajustado los precios?)
• ¿La empresa cuenta con una politica para el resguardo de fondos con relación a aguinaldos y vacaciones del personal?
• Perder de vista la rentabilidad del negocio, y realizar actividades con el criterio de continuidad no razonada (¡siempre lo hicimos así!)
• Determinar precios en función al accionar de la competencia, perdiendo el analisis de los costos propios.
• Afectar recursos (tiempo y dinero),  actividades que quizas no esten brindando el nivel de rentabilidad o contribución marginal que antes generaban.
• Continuar con relaciones laborales o contrataciones, que aportan poco al negocio o podrían aportar mucho mas, si estuvieran bien capacitadas, motivadas y adecuadamente asignadas a las tareas relevantes de la empresa.

Ante estas circunstancias, se torna de vital importancia no solo conocer la situación económica-financiera de la empresa (perspectiva financiera), sino tambien los aspectos relacionadas con la relacion con clientes, procesos, desarrollo e innovación y factores humanos de la organicación. Para esto es necesario definir una visión y estratégia empresaria (es decir un objetivo a mediano y largo plazo, que sea ambicioso pero posible de concretar, sobre las metas que se desean alcanzar y los acciones en pos de su cumplimiento)

Es aquí donde el tablero de control ocupa un lugar preponderante a la hora de brindar información sobre el pasado, el presente y las posiblidades de futuro que brinda la entidad.

El tablero de control es una herramienta para la gestión de negocios, emprendimientos y entidades sin fines de lucro es decir, aplicable a cualquier organización y nivel de la misma, cuyo objetivo y utilidad básica es diagnosticar adecuadamente determinadas perspectivas.

Estas perspectivas se puede definir como:

Perspectiva de valor: ¿Cómo deberíamos gestionar los recursos para que dueños o accionistas de la empresa, consideren eficiente y rentable el accionar de la empresa?

Perspectiva del cliente: ¿Cómo deberiamos ser considerados por nuestros clientes, para que sigan depositando su confianza en nuestros productos y servicios, para así alcanzar nuestra visión y estratégia?

Perspectiva interna: ¿En que actividades y procesos, buscamos la excelencia para satisfacer el compromiso con nuestros stakeholders (clientes, accionistas, proveedores, colaboradores?)

Perspectiva de desarrollo: ¿De que modo aseguramos, renovamos e incrementamos eficiencia de aquellos factores tecnologícos y humanos, para alcanzar nuestra visión y estratégia?

En resumen, conceptualmente debemos estar en condiciones de responder la siguientes preguntas:

• ¿GANO o PIERDO dinero con mi empresa? ¿Cuento con FONDOS para cubrir las necesidades de mi negocio?
• ¿Por que alcancé determinado nivel de VENTAS? ¿Puedo crecer o caer? ¿CUÁNTO debo vender para que la empresa sea rentable?
• ¿Cuál es el ATRIBUTO que me DESTACA de mis competidores?
• ¿En que puedo MEJORAR y en que me puedo CAPACITARME para cumplir mis metas?

El tablero de control se le define como el conjunto de indicadores cuyo seguimiento y evaluación periódica permitirá contar con un mayor conocimiento de la situación de la empresa o sector.

El diagnóstico y monitoreo permanente de determinados indicadores e información ha sido y es la base para mantener un buen control de situación en muchas de las disciplinas de la vida. Como ejemplo de estos podemos señalar a la Medicina, basada en mediciones para el diagnóstico de la salud de los pacientes, a la Aeronautica y Navegación Marina, cuyos indicadores de tablero de control sintetizan la información del avión / barco y del entorno para evitar sorpresas y permite a los pilotos / capitanes dirigirse a buen puerto; el tablero de un sistema eléctrico o de una represa son otros ejemplos. En todos estos casos el tablero permite a través del color de las luces y alarmas ser el disparador para la toma de decisiones. En todos estos ejemplos es fundamental definir los indicadores a monitorear.

La empresa como organización formal e informal es sujeta de parametrización en muchos de sus valores para facilitar el diagnóstico y la toma de decisiones. Si bien hay indicadores genéricos para todas las empresas, especialmente en áreas como las económicas financieras, cada empresa o sector requiere definiciones a medida de sus propios parámetros y definir quién y cómo va a monitorear esa información.

Nuestro valor agregado, basado en años de implementaciones de sistemas de información de gestión, es encontrar y desarrollar aquellos indicadores y parámetros necesarios para lograr con éxito y eficiencia el cumplimiento de los objetivos y metas definidos en la visión y estratégia.